スケジュール管理が苦手…。
何から考えたらいいか分からない…。
スケジュール管理の最初の一歩に悩んでいる方は、こちらの記事をどうぞ。
こんにちは！コンじゃぶろーです！
新しいプロジェクトを始める時、あるいは日々の生活をもっと効率的に管理したい時、私たちには一つの共通の課題があります。それは、どのようにして時間を最適に使うか、つまり「スケジュール立案」です。しかし、多くの人がこのステップでつまずき、どこから手をつけていいのか分からなくなってしまいます。
この記事では、スケジュール作成の基本から始め、段階的に、あなたが自信を持って計画を立てられるように導いていきます。スケジュール作成が初めての方でも、このガイドに沿って進めば、時間管理の達人になることができるでしょう。
「でも、本当に上手くいくの？」と疑問に思うかもしれません。心配無用です。このガイドは、具体的なステップと実用的な例を通じて、スケジュール作成のプロセスをわかりやすく解説します。タンドリーチキンを作るプロセスを例にとって、どのようにして複雑なタスクを細分化し、一つずつ取り組むかを見ていきましょう。
「スケジュールの立て方が分からない」という悩みから、「スケジュール立案の達人」へ。この旅にあなたを誘います。一緒にスケジュール作成の技術を身につけ、毎日をより充実させたいと思いませんか？
本日の記事、重要なポイント
- スケジュールの悩みを「いつ」「誰」に聞く？
- 何にでも必要「いつ」「誰」に聞く力
スケジュール作成の初歩：迷ったあなたへの第一歩
１つの仕事環境から出てくる問題って、同じような問題ばかりです。
みんな、同じ事で悩んでるんですよ。でも、本人は気づかない。
ちょっと意見交換したら解決できる事は、山ほどあったりします。
仕事をスムーズに進めるには『いつ』『誰に』聴けばいいか？が、分かるようになっておく事が重要です。
昔であれば、飲みニケーションというコミュニケーションツールを使って（ただの飲み会です）、ちょっとした意見交換で、解決したりしました。
でも、最近は、リモートワークが広がってきたり、飲み会や食事会等も敬遠されるようになり、皆が何に困っているのか、話をする機会が少なくなっているように思います。
このあたりが、リモートワーク状態でも「どう対応するか？」が分かれば、悩む人も少なくなりそうですね。
最適なタイミングと相談相手の見つけ方
スケジュールに関して人に相談するタイミングは、「分かる作業」と「分からない作業」を洗い出したタイミングです。
スケジュールで、分からない時は、どんどん人に聴くのがいいのですが、それがいつなのか分からないから、多くの人が悩みます。
まずは、「いつ」聴くか？に絞って考えてみましょう。
「いつ」に絞れば、「何を」聴くか見えてきます。
スケジュールを立てる前のアドバイス収集
不安であれば、スケジュールを立てる前に聴いていいと思います。
でも、スケジュールを立てる前から、誰かに相談したら、あなたがスケジュールを立てる意味がないですよね。
全部、相談相手がやった方が早くなってしまいます。
「相手の時間を奪ってしまうのは、なんだか悪い・・・」そう思ってしまう、心の優しい人もいるんじゃないでしょうか？
じつは、この心理的な圧力が「相談できない」を生んでしまっているのです。
このストレスは、良いストレスです。
誰かの時間を無駄遣いしないようにする為のストレスなので、誇りをもってください。
そして、正しく恐れて「正確なスケジュール」を立てられるようになりましょう。
聴かない事が、相手の負担軽減になるのは事実ですが、案件が炎上して尻ぬぐいするなら、どんな状況でも「先に相談してほしい」。
それが、相談される側の意見かなと思います。
なので、不安に思ったら「聴く」が正解な気もします。
「聴くは一時の恥、聴かぬは一生の恥」ですね。
スケジュール立てる前の相談に関して大切な事まとめ
- 不安に思ったら相談する
- 相手の時間を「奪ってしまう」と考えすぎない
- 炎上されるくらいなら、先に相談が欲しい
完成したスケジュールへのフィードバック
スケジュールを立て終わってから聴くのは、半分正解だと思います。
相手の時間は奪ってないんですが、自分の時間をかなり奪ってしまっているからです。
きっと、「分からない事」に関して、あれこれ調べたりしてしまったと思います。
分からない事、新しい技術を調べて予定を立てるって、結構時間がかかってしまいます。
「新しい技術の習得」も絡んでくると、「スケジュールを立てる」と「勉強する」が、ごちゃまぜになって、いつの間にか何しているのか分からなくなります。
ゲーム開発や、システム開発になると、ここに「設計する」も入っていたりするわけですから、まさに大混乱です。
何日かして上司から、「スケジュールいつできるの？」と、言われたら・・・
「ドッ、キーン！」てなって、ショックのあまり寝込んでしまうかもしれません。
なんだかんだ、アレコレしてスケジュールを全部立てたとします。
すると、その状態で見せられた上司は、「ちょっと困る」気持ちが出ます。
完成してしまっていると、変更しづらいんです。指摘もしづらい。
全て出来ている状態で、見せる事ができるので「あなたの考え」が形になっているのはいいと思います。
でも、この状態で相談された時、相手は「やってみなはれ」にしかならないです。
まめな人であれば、細かくレビューして問題がある箇所を見つけてくれるかもしれません。
上司の中には、「失敗してこけるのも勉強」と、とらえている人もいるので、相談されてもスルーされたりしまう。
これは、あんまり相談に乗ってもらえてないって事です。
上司と呼ばれる人達は、基本的に時間に余裕がありません。自分よりも忙しいからです。
なので、深く見る時間も無いって事ですね。
スケジュール立てた後の相談に関して大事なことまとめ
- 相手の時間だけじゃなくて、自分の時間も大切に考える
- スケジュールが出来上がってから相談すると、変更しづらい
- しっかり相談に乗ってもらえない事が多い
明確なゴール設定：「分かる部分」と「分からない部分」の区別
分かっている部分だけ出して、分からない部分は「分からないです」と意思表示して相談するのがいいです。
相談される側も、「分からない部分」が出ている状態で相談されるので、解答しやすくなります。
「分からない部分」が分からない時、どうしたらいいの？
「分からない部分」が何なのか「分からない」という人もいると思います。
仕事をしていると、こういう不思議な事が起きるんです。
料理を知らない人に、「タンドリーチキン作って」というのに似ていて、何から手をつけたらいいかが分からない場合、特にややこしいです。
そういう場合に、自分で気づく為のコツがあります。
「分からない部分」をあぶりだすコツ
「１つの作業が、１時間～３０分以内になるように細かく分解する。」です。
１時間～３０分以内にできない作業は、「あんまりよく分かってない」作業です。
もっと、細かくてもOKなんですけど、あまり時間をかけない事も大事なので、「１時間以内にできないなぁ」と思ったら、次々に飛ばしていきましょう。
この時、ちょっと調べて分かるようなものなら、調べた内容をどこかにメモしてみましょう。
実践！料理を通じたスケジュール作成の細分化
日頃から、作業を分解するトレーニングをすると、スケジュール作成に役立ちます。
そんな時、僕は、「料理」をおススメします。
「料理の段取り」って、めちゃくちゃスケジュールの組み立て練習になるんです。
社員の面接や、研修に取り入れてる会社も多いみたいです。かなりおススメな訓練方法です。
例えば「タンドリーチキン」を作る場合
①タンドリーチキンの作り方を知らずに考えた手順
- スパイスを作る
- 肉を付け込む
- 焼く
分からない事は、「スパイスって、どんな調合をすればいいんだろう？」とか、「肉って何時間つけこむ？」くらいでしょうか？
②タンドリーチキンの作り方を調べてみる
少し、タンドリーチキンの作り方を調べて、手順を分解してみました。
- 肉の下処理（調べて新たに追加した作業）
- ４等分に切る
- 塩・コショウを振ってもむ
- スパイスを作る（★スパイスの調合レシピは種類多すぎ！「あの味」が分からない）
- 下処理した肉を、スパイスに付け込み（冷蔵庫で１時間付け込む）
- 焼く
- 皮目をパリっと焼く（★何分くらい？）
- 皮目じゃない方に焼目をつける（★何分くらい？）
- フタをして、弱火で４分蒸し焼き
緑文字の部分は、追加したり分解した箇所です。「★」の部分が良く分からなかった箇所ですね。
ここを、料理の詳しい人に聴いてみればいいんです。
料理の場合は、ネット上に詳しく書いてあったりするので、たいてい誰かに聴かなくても分かったりします。でも、そんな状況でも上記の「★」の場所は「あいまい」な部分だったりします。
最新の技術であれば、詳しい記事がない事や、全部英語の記事の場合もありますが、
実際は、色んなパターンがありすぎて、結局答えが分からない事の方が多いです。
料理も、ゲームも、作り方は、たくさんあります。
できれば、同じ組織内のやり方でやった方がいいですよね。
気軽に聴いていきましょう。
作業を分解して「聴くべき場所」を、明確にしたら、相談される側の人も答えやすくなります。
社内の人に聴くハードルが下がりますね。
「誰に」聴く？最適なアドバイザーの選び方
スケジュールを細分化しました。
あいまいで、よく分からない作業もあぶり出しました。
さて、それを誰に聴けばいいでしょう？
誰に聴いたらいいのかが分からなければ、何でも相談できる人に聴きましょう。
相談されやすい人は、よく相談されやすいので、「誰が」「どんな情報」を持っているかを知っています。知らなくても、知ってそうな人が分かるんです。
徐々に、誰に何を聴いたら、いいのか分かっていくようになるので、分からなければ聴きやすい人に聞けばいいんです。
会社であれば、直属の上司でしょうか。
いつでも聴ける相手を、１人や２人作っておくと、とても便利です。
聴かれた人も、勉強になるのでとてもいい事だったりします。
どんどん活用しましょう。
「立っているモノは、上司でもつかえ」です。
「いつ」「誰」に聴くスキル：未来への展望
ここまで、スケジュールの立て方に対して、『「いつ」「誰」に聴くチカラ』の解説をしてきました。
ただ、これって、スケジュールを立てるだけに使うのは、もったいなかったりします。
例で出した「料理」もそうですし、「旅行」にも使えます。
普段の生活にどんどん取り込んでみて下さい。
空気を吸うように、自然にできるようになれば、人生が楽になります。
そしていつか、見た事も無いような未来の技術を使った「新規事業」を手掛ける時。
必ず、専門家の知識が必要になります。
「いつ」「誰」に聴くマスターになっているあなたは、誰が「未知の技術」に詳しいか熟知している事になります。
自然と、リーダーをまかされる事にもなるでしょう。
社内の誰が、どんな情報を持っているか一番よく知っているのは、きっと、あなただからです。
そういう人は、どんなトラブルが起きても最速で「答え」を出せます。
なぜなら、誰が知っているのかが分かるからです。
未来が広がりますね。
まとめ：スケジュールの悩み、日常のコミュニケーションの中で解決へ
スケジュールの悩みに関して、「いつ」「誰に聴くか」という視点で紐解いてきました。
これは、実は「聴く」が楽しくなるマインドなんです。
人間関係の悩みで「聴く」って、中々ストレスだったりします。
だから、もしこの「聴く」が、楽しくなれば人間関係の悩みが減ります。
スケジュールが破綻する時は、コミュニケーションが破綻した時です。
便利なツールや、テクニックは、あったら便利です。
でも、会話がなくなってしまった瞬間に、どんなスケジュールも崩壊してしまうという事を覚えておいてください。
重要なのは、普段からの会話。
たとえ、ささいな事であっても、会話のある組織はとても強いです。
人は、不安になりやすい生き物なので、会話をしないとどんどん人間関係が悪化します。
こんな時代なので、コミュニケーション大変ですよね。
こんな時代だからこそ、一緒に料理を作るなどして、会話の回数を増やしていきましょう。
以上、さしあたり、今思う事でした。
ここまで読んでいただけてありがとうございます。
皆様の良い人生の一助になれば。
コメント