え…、また時間外で会議？
何について話し合うの？え…、議題は「残業について」って、…まずその会議を無くしましょうよ！
こんにちは！コンじゃぶろーです！
この記事を読み始めたあなたは、きっと多くの時間をオフィスの外で過ごしながらも、業務の延長線上にある会議に頭を悩ませているのではないでしょうか。多くの職場で、業務時間後の会議は「効率的」とか「生産性の向上」といった美名のもとに正当化されがちです。しかし、本当にその会議は生産的なのでしょうか？そして、その裏に隠れた罠に気づいていますか？
本記事では、業務時間外に会議を行うことの「見えるメリット」と「見えないデメリット」を掘り下げ、その罠を明らかにします。また、時間外の会議がもたらす潜在的な問題を解決し、より効率的で健全な職場環境を構築するための具体的な策を提案します。
時間外会議がなぜ習慣化するのか、その理由は多岐にわたります。会議室が空いている、人のスケジュールが合わせやすい、延長がしやすいなど、表面的には合理的な理由が挙げられます。しかし、その裏には、組織としての思考停止、貴重なプライベート時間の喪失、そして最も重要な若手の才能が去っていくという深刻なデメリットが潜んでいます。
では、どうすればこの状況を打破し、業務時間内での効率的な会議を実現できるのでしょうか。時間外会議を減らすことで、無駄な会議が自然と削減され、コミュニケーションの質が向上し、会議そのものの意義を再考する機会が生まれます。また、会議の時間を短縮し、必要な時には短期間で集まる柔軟性を持つことで、仕事の効率が大幅に向上するのです。
この記事を通じて、業務時間外の会議に対する新たな視点を提供し、読者の皆さんがより生産的で満足度の高い職場環境を実現するための一助となれば幸いです。さあ、会議をただの時間の浪費から、本当に意味のある時間へと変えていきましょう。
本日の記事、重要なポイント
- 業務時間外で会議してしまう理由（メリットに見える罠）
- 業務時間外で会議するデメリット
- どうすれば、業務時間外で会議しなくて済むか
業務時間外会議の罠とは？
業務時間外で会議するデメリットを考える前に、どうして業務時間外に会議される事が多いのかという部分を解説しておきたいと思います。
業務時間外で会議している会社にとって、それが便利だから時間外を使用しています。
僕の場合、２０年間の開発の中で、時間外を使った会議を山程やってきました。
短期的なメリットしか見てなかったですが、そう言う事を続けていると、組織はどんどん崩壊へ向かっていきます。
長期的な視点で見ると、デメリットしかないと気付けるんですが、長期的にそれを予測するのは難しいと思います。
短期的な目線では、目先の問題がすぐに解決できる為、会議を時間外に持っていく流れになりやすいですが、そういう組織は、ゆっくりと崩壊へ向かっていきます。
まずは、業務時間外での会議に関して、短期的なメリットを紹介します。
その後、長期的に見たデメリットの話をしましょう。
時間外会議が見せかけのメリット
業務時間外で会議をしてしまう理由に関しては、メリットがあるからやるんだと思います。
ただ、このメリットはそのほとんどが落とし穴になっているので注意が必要です。便利だからと思い込み、それをやり続けると、組織は徐々に崩壊へ向かっていきます。
鼠取りに引っかるネズミも、メリット（餌）があるから引っかかるわけです。
注意すべき甘い餌に関してまとめてみました。
自由な時間帯での動きやすさ
定時間外なら、自分の判断が働きやすいと思ってしまう。そう思ってしまう人は要注意です。まず、定時間外も定時間内も、同じ仕事時間なので、判断の難しさは同じです。
そこを違うと思ってしまうのは、危険です。正常に判断ができていないからです。
サービス残業をしている場合も、非常にややこしい。組織に申告せずに、「自分の責任でサービス残業しているんだ、だから、自分の勝手でしょ」と、思う方もいるかもしれませんが、組織の目線で見ると、会社のメンバーが時間外で作業するのは組織の責任になります。
そういう場合に、夜事件が起きて怪我や病気になった場合に、責任を問われるのは個人ではなく会社だからです。
なので、「時間外は自分の判断で動く」という考え自体が、かなりの落とし穴です。
サービス残業だろうが、残業代が出ようが、時間外での稼働に関しては会社の責任になります。
１００歩譲って、「自分が好きで残っているからいいでしょ！？」と、言う人もいますが、会議は１人ではできません。誰かの時間を奪っている自覚を持たなければいけません。
人のスケジュール調整の容易さ
定時間内で、会議をしようとすると、参加者の予定調整が大変です。
それはそうですよね。会社の中には、予定が無い人っていない事が前提じゃ無いですか？
いつも予定がありません、って人をいかに減らすかが、組織の務めだからです。
なので、予定調整が苦手な人も多いはずです。
時間を合わせるのが非常に難しいから、基本的に仕事が入っていない定時後は時間調整しやすいと言うわけです。
安易な判断は、思考停止しているだけではないでしょうか？
会議室確保のしやすさ
人の調整もしやすいですが、会議室も同様に定時後は確保しやすくなります。
定時間内に比べて、定時後は、とても予定を組みやすいですね。
一方で、定時間内は、他の会議とぶつかると調整が面倒になります。
リモート会議が一般化してきたとしても、社内で仕事をしているメンバーが、社外の人とWebミーティングをするのに会議室を使ったりする場合があるので、調整は大変なものになります。
機密保持の関係で、自分の席でWebミーティングをするのが禁止の所もあるんじゃ無いでしょうか？
延長の容易さ
時間外は、会議後の予定が無いから延長しやすいですよね。
他に予定を入れている仕事がないことが多いので、会議の終了時間を決めずにスタートできてしまう。
これも予定を組みやすい要因になっています。
目的が曖昧で、会議の時間が伸びてしまっても大きな問題にはならないので、非常に楽に会議をセッティングできます。
このように、時間外で会議をセッティングすると、楽です。
楽だからこそ、麻薬のように心と体を蝕んでいきます。
- 時間外の会議は、誰かの時間を奪っていると考える
- やりやすいから時間外に会議をしてしまう
時間外会議を避ける具体的な方法
業務時間外で、会議をセッティングした方が効率的なんじゃないの？
そう思った方もおられるかもしれません。
短期的に見ればそうです。
即効性が強いので、緊急時には非常に便利な解決策になりますが、長期的に見ると毒になります。
病気を治すのも、致死量がある劇薬だったりしますので、必要なものなんだと思いますが、常習は危険です。これから紹介するのは、２０年近く開発をしてきた中で僕が体験した長期的なデメリットです。
もし、今、時間外で会議するのが当たり前になっている組織に属している場合は、本当に問題が無いのか一度考えて見てください。考えることが大事なので、何か気づきがあれば幸いです。
定時間内での会議への転換
時間外で会議をセッティングするのは、非常に簡単です。
しかし、これに慣れてしまうと、その組織は深く物事を考えない組織になります。
そして、コミュニケーションの質もかなり減ってしまいます。
人の悩みの大半は、人間関係と言いますが、そこから逃げ続けて安易な方法を取り続けると、ちょっとしたコミュニケーションすらできない組織になります。
定時間内に会議をセッティングするには、さまざまな人や会議室の予定を調整するスキルが必要になります。一人一人と、日頃からコミュニケーションをとっていないと、時間ばかりかかってしまいます。
ただ、何か問題が起きた時に、すぐに対処できるチームは、日頃からコミュニケーションをよくとっている組織です。
予定の調整を嫌がり、安易に時間外を使うチームは、何か問題が起きてもすぐそれを共有しないチームになります。納期ギリギリ最悪のタイミングで問題が発覚するようになります。
会議は、参加者の迷惑にならないようにするものではなく、目的を達成する為にあります。
無駄な会議の削減
僕は、２０代の大半を職場で過ごしました。
場合によっては、会社に泊まり込みをしたり、休日出勤も日常茶飯事でした。
３０代になって、身体を壊すまで続けました。
そこから人生と向き合うようになり、結婚して子供を授かりましたが、人生をやり直すには正直ギリギリの年齢だったと思います。
４０歳になった今、思う事・・・、
それは、あんなに働かなくて良かったと言う事です。
日本では、死ぬ間際に同じ事を思う人が多いそうです。
若い頃は、もっとプライベートを充実させるべきです。そして、それがクリエイティブを開花させるものだと思います。
コミュニケーション機会の増加
「時間外に会議をする会社」を見て、若い人が思う事ってなんでしょうか？
ダサい会社だなぁと思うのではないでしょうか？
人や会議室の時間を調整するのが面倒だからとか、どれくらい会議時間が長引くかわからないから時間外で会議するって、「ダラダラ仕事します。」って言っているような物だと思います。
人生の時間は、命の時間です。それを重く受け止めなければいけません。
実際、僕は時間外で会議をすることが多かったのですが、若い人は驚くほど早く会社を去っていきました。
その頃の僕は、「根性ないな」くらいに考えていました。
１０年、２０年経つと、それがどれほどヤバいことなのかわかります。
１０年、２０年経っても、新卒教育している事になります。
本来であれば、リーダー教育をして、新卒教育は育てたリーダーに任せなければいけません。
新卒採用にお金をかけ続ける事になります。長期的に見ると、業務時間外で会議をすると言う事がどれくらいヤバい事なのかわかると思います。
考えが安易で、プライベートが充実していない人しか残らない。結果、若い才能が集まらない場所になっていきます。
- 時間外での会議は、長期的に見ると毒
- 終わりが決まっていないから、ダラダラ仕事する
- 若い才能が集まらない会社になる
じゃあ、どうすれば業務時間外で会議しなくて済むの？
業務時間外に、会議をするデメリットに関して説明してきましたが、どうすれば解決に向かうのかというと、方法は２パターンに分かれるかと思います。
１つは、「ルールで禁止にしてしまう」と言う方法。
禁止とまでは行かないまでも、組織のルールで対処する。
そして、もう一つは、「会議の回数や時間を短くする」効率化を図る方法です。
ルールで縛るのは簡単ですが、考え続ける強い組織にする為には、後者の方法が文化になるようにしなければいけません。
時間外での会議を禁止にする（定時間内にする）
物理的に、時間外は会議室に鍵をかけて使えなくします。
こうする事で、時間内で対応する方法を考えるようになります。
時間外を使っていても、終電間際まで常習的に使うようになったら効率化に目がいくようになりますが、そこまでいく頃には何人か脱落した後だと思います。
脱落しないまでも、心を壊したりしてたどり着くのは勿体無いです。
無駄な会議が減らす文化ができる
全て時間内にする為には、無駄な会議を極力減らす必要が出てきます。
この動きが、非常に脳にとって良い栄養だったりします。
限られた時間の中で、何を会議すべきかに頭を巡らせるようになります。
コミュニケーションの機会が増える
業務時間内で会議をしようとすると、コミュニケーションの回数が増えます。
普段話をしない人と、話をするきっかけにもなったりします。
別部署の人と話をして、会議時間をずらしてもらったりするうちに、部署の垣根を越えるコミュニケーションが広がっていきます。
些細な事ですが、こういう取り組みが、別のタイミングで凄い協力関係を生み出してくれたりします。
会議の目的再考
どうして会議をするの？
なんの為に会議をするの？
意外と、なんとなく会議をしている場合があると思います。
全くコミュニケーションが取れていない組織の場合は、この「なんとなく」で始めた会議で、恐ろしい事実が発覚したりしますが、それは普段のコミュニケーションを整えれば解決する事です。
思考停止せずに、考える姿勢が大切だと思います。
会議の効率化と時間短縮
極力無駄な会議を減らす為に、会議の回数や時間を短くする動きに弾みをつけていきましょう。
ルールで縛るのは簡単ですが、ルールはしばらくするとなくなってしまいます。
最後まで残るのは、本当に必要な事だけです。
組織のメンバー１人１人が、思考停止せずに考え続けなければいけません。
会議しなくても良い事は、別のもので代用する
会議で一番必要な事は、なんでしょうか？
何かを決める事だと思われる方もいるかと思いますが、僕は情報共有の為にしていると思っています。
特に、コミュニケーションがあまりない組織であれば、その効果は絶大です。
しかし、会議しなくても良い事だと思います。
チャットや掲示板を運用していれば何も問題はないのではないでしょうか？
必要な時に、５分集まるフットワークの軽さ
定時間内に会議をすると、人の予定調整が大変だったりします。
そういうのを取っ払う仕組みを作るって大切です。
例えば、ゲーム開発の現場では、全員で完成形のイメージを共有するタイミングがあります。設計図を元に作ると、イメージが固まってしまい、設計図以上のものが出来上がってこないので、音楽やラフスケッチ、イメージ映像を持ち寄って完成形を共有する会議です。
イメージを共有したい時に、さっと集まって全員で動画を見るという、フットワークの軽い組織になれば、なかなか強い組織になります。
イメージの共有する為に、仕事現場にずっとアニメを流している会社もあるそうですよ。
何か問題が起きた時はガッツリ情報共有
会議時間を減らすという方向で色々、書いてきましたが、やっぱり必要な会議はしないといけないと思います。
必要な会議というのは、「問題」が起きた時の会議です。
会議の目的は、情報共有と解決です。
この問題が起きたら、すぐに会議をするという習慣はなくてはいけません。
「解決方法を考えてから会議に挑む」と考える人もいますが、トラブルを未然に防げなかった担当者が、考えても答えはなかなか出ません。手遅れになる前に、わかる人を集めた方が早いです。
- ルールで禁止する
- 作業の効率化を進める
まとめ：会議の本質を見直し、効率的な時間管理へ
会議の時間に関して記事にまとめましたが、筆者である私本人が、あまりうまくできていなかった部分でもあります。
また、組織の方針が、役職やポジションによってバラバラなのも若手にとっては非常にストレスになります。
やるからには、しっかり方針を定めて、一丸となって取り組む必要があります。
非常に難しい問題なので、悩んでいる人も多いのが現状ではないでしょうか？
長期的に計画して、長期的に根気強く続けていれば、組織に文化が形成されていきます。
やりがいのある問題だと思います。
簡単な事をやるより、難しい事をした方が成長に繋がるので、是非是非時間外を使わない方法を考え続けてほしいです。
以上、さしあたり、今思う事でした。
ここまで読んでいただけてありがとうございます。
皆様の良い人生の一助になれば。
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